Bureau-Amato si impegna al massimo per i suoi clienti. Tuttavia, può accadere che un cliente abbia un reclamo relativamente ai nostri servizi.  Ci occuperemo di questi in conformità con la Procedura di Reclamo del Bureau-Amato.
Non siamo iscritti alle procedure di reclamo presso il consiglio dell'ordine degli avvocati.


Articolo 1: condizioni di utilizzo

Ai fini del presente regime di reclami dell'Ufficio:

  • Reclamo: qualsiasi espressione scritta di insoddisfazione da parte o per conto del cliente nei confronti dell'avvocato o delle persone che agiscono sotto la sua responsabilità per quanto riguarda l'istituzione e l'esecuzione di un contratto, la qualità del servizio o l'importo della dichiarazione, si esclude il reclamo di cui al paragrafo 4 della legge sulla pratica forense;
  • Il Denunciante: il cliente o il suo rappresentante che presenta un reclamo;
  • "Responsabile dei reclami": l'avvocato responsabile del trattamento del reclamo;

Articolo 2: Ambito di applicazione
  1. Questo sistema di reclami si applica a qualsiasi contratto tra Bureau-Amato e il cliente.
  2. Bureau – Amato è responsabile della gestione dei reclami in conformità con la procedura di reclamo dell'ufficio.

Articolo 3: Obiettivi

L'obiettivo di questo sistema di reclami è il seguente:

  1. Stabilire una procedura per trattare i reclami dei clienti in modo costruttivo entro un periodo di tempo ragionevole;
  2. Stabilire una procedura per determinare le cause dei reclami dei clienti;
  3. Mantenimento e miglioramento delle relazioni esistenti attraverso una buona gestione dei reclami;
  4. Formazione dei dipendenti in risposta ai reclami orientati al cliente;
  5. Miglioramento della qualità del servizio mediante trattamento dei reclami e analisi degli stessi.

Articolo 4: Informazione all'inizio del servizio
  1. Questo sistema di reclami è pubblico. Prima di stipulare il contratto, l'avvocato fa presente al cliente che l'ufficio ha un sistema di reclami che si applica al servizio.
  2. Nelle Condizioni Generali di Bureau-Amato viene indicato a quale organo o autorità indipendente è possibile rivolgersi nel caso in cui un reclamo non sia stato risolto al fine di ottenere una sentenza vincolante.
  3. Le denunce di cui all'articolo 1 di questa procedura che non sono state risolte dopo il reclamo, sono sottoposte al giudice dei Paesi Bassi settentrionali.

Articolo 5: Procedura interna di reclamo
  1. Se un cliente si rivolge all'ufficio presentando un reclamo, quest'ultimo viene inoltrato al signor A.F.J. Huigens (Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.) che agisce in qualità di responsabile della procedura.
  2. Il responsabile della procedura informa il soggetto a cui il reclamo è rivolto del reclamo nei suoi confronti e fornisce ad entrambe le parti la possibilità di fornire spiegazioni.
  3. Il soggetto nei cui confronti è proposto il reclamo tenta di trovare una soluzione con il cliente, indipendentemente dal fatto che il funzionario di reclamo è stato coinvolto.
  4. Il responsabile del reclamo lo tratta entro quattro settimane dal ricevimento o, fornendone i motivi, informa colui che ha proposto il reclamo di ogni eventuale modifica del termine, indicando il termine entro il quale il reclamo deve essere valutato.
  5. Il responsabile del reclamo informa per iscritto sia colui che ha proposto il reclamo sia il soggetto nei cui confronti è proposto della fondatezza del reclamo stesso, con o senza raccomandazioni.
  6. Se il reclamo è stato trattato in modo soddisfacente, colui che ha proposto il reclamo, il funzionario che lo ha gestito e il soggetto a cui il reclamo era diretto forniscono un parere sul merito.

Articolo 6: Riservatezza e libertà di trattamento dei reclami
  1. Il responsabile del reclamo e la persona a cui è diretto osservano la riservatezza nel trattamento del reclamo.
  2. Colui che presenta reclamo non è tenuto a sopportare i costi relativi al trattamento del reclamo.

Articolo 7 Responsabilità del responsabile dei reclami
  1. Il responsabile del reclamo deve trattare il reclamo tempestivamente.
  2. La persona nei cui confronti è presentato il reclamo tiene informato il responsabile della procedura di reclamo di qualsiasi contatto e possibile soluzione.
  3. Il responsabile della procedura di reclamo informa colui che propone il reclamo del trattamento del reclamo.
  4. Il responsabile del reclamo tiene un registro dei reclami.

Articolo 8: Registrazione dei reclami
  1. Il responsabile dei reclami registra i reclami ed il loro oggetto.
  2. Un reclamo può essere classificato in più argomenti.
  3. Il responsabile dei reclami riferisce periodicamente sul trattamento dei reclami e formula raccomandazioni per prevenire nuovi reclami e migliorare le procedure.
  4. Almeno una volta l'anno, le relazioni e le raccomandazioni dell'ufficio vengono discusse e sottoposte al processo decisionale.